Pracovní doba

1. Provozní doba společnosti BENE je následovná:

• Pondělí – Čtvrtek od 7:00 do 16:00
• Pátek od 7:00 do 13:30
• Polední pauza na oběd je vyhrazena každý den a to od 11:00 do 11:30

2. Evidence docházky vstup/výstup z pracoviště

Docházku si každý zaměstnanec eviduje skrze docházkový systém nexdos.benecb.cz Zaměstnanci, kteří jsou v sídle společnosti, se přihlašují přes tablet umístněný v hale společnosti. Zaměstnanci, kteří pracují mimo sídlo společnosti se přihlašují přes odkaz výše oproti heslu, které je jim známo. Každý zaměstnanec má za povinnost při příchodu na pracoviště kliknout na své jméno a dále na tlačítko „Vstup“. Při odchodu z práce kliknout na své jméno a dále na tlačítko „Výstup“

3. Evidence docházky oběd

Každý zaměstnanec má za povinnost při polední pauze na tabletu kliknout u svého jména na „Odchod“ a následně „Příchod“ na pracoviště. Podmínky níže:

• Ochodem na oběd se rozumí skončení práce a odchod na oběd, převážně do zasedací místnosti
• Příchodem na oběd se rozumí vrácení se na své pracovní místo, tzn. po umytí nádobí apod.
• Pro zaměstnance, kteří docházejí z jiného pracoviště (Zlatá stoka) platí stejná pravidla jako výše s tím rozdílem, že cesta z/do odloučeného pracoviště se počítá jako již započatá pracovní doba
• Zaměstnanec má nárok ve výši 30 minut. V případě, že zaměstnanec je na obědě déle než tento limit, musí si tento čas napracovat.

4. Klouzavá pracovní doba

Základní podmínky:

• Fond pracovní doby je rozvržen dle pracovní smlouvy, tzn. pro plný úvazek 40 hodin týdně a pro zkrácený dle dané smlouvy
• Pevná pracovní doba v týdnu je stanovena od 9:00 do 14:00 PO-ČT a od 9:00 do 13:30 PÁ.
• Zaměstnanec musí odpracovat za daný měsíc svůj fond pracovní doby. V případě, kdy zaměstnanec neodpracuje svůj pracovní fond pracovní doby, se rozdíl předepíše jako čerpání dovolené.
• Zaměstnanec si musí rozvrhnout svoji práci tak, aby stihl naplnit veškeré povinnost ze své pracovní pozice a dodržel tak včasné termíny našich klientů (podání DPH, daňové přiznání, mzdy, apod.)
• Přesčasové hodiny nejsou akceptovány! Dle zákona jsou přesčasové hodiny akceptovány a případně proplaceny pouze v případě, že je nařídí sám zaměstnavatel. Pokud zaměstnanec vykonává práci navíc, kterou mu stanoví zaměstnavatel, bude mu tato práce vyplacena v rámci mzdy jako odměna za daný úkon. Více o odměňování zde.
• Home-office a klouzavá pracovní doba je přípustná pouze v mimořádných případech, které jsou řádné a včas nahlášeny zaměstnavateli. Více o Home-Office viz kapitola níže.
• Telefony zaměstnanců, kteří využívají klouzavou pracovní dobu, jsou v sídle společnosti a případné požadavky klientů vyřizují kolegové, kteří jsou v danou dobu na pracovišti. Mohou nastat dvě situace:
  • • Zaměstnanec vyřídí za kolegu daný úkol, v tomto případě napíše kolegovi, za který úkon vyřešil e-mail, že daný klient/úřad potřeboval to a to, a že to zaměstnanec vyřídil
    • Zaměstnanec zapíše požadovaný úkol od klienta/úřadu do Trella, kde jasně popíše co je třeba po příchodu na pracoviště vyřídit. Do karty úkoly přidá jako členy sebe, kolegu, kterého se úkol týká, a vedení. Dále na kartu předepíše datum, kdy má být úkol splněn a napíše popis, případně seznam podúkolů.
• E-maily řeší zaměstnanec ihned po příchodu na pracoviště
• Zaměstnanec nemůže využít klouzavou pracovní dobu v případě, že v Trellu má úkol, který je potřeba ten den vyřešit.
• Úkony, u kterých je třeba více zaměstnanců v jeden okamžik, se řeší primárně v pevné pracovní době.
• Osobní záležitosti si zaměstnanec řeší primárně mimo pevnou pracovní dobu, tj. od 7:00 do 9:00 nebo od 14:00 hodin (v pátek od 13:30 hodin). V případě, že osobní záležitosti nejdou vyřešit mimo pevnou pracovní dobu, je nutné si vzít minimálně půl dne dovolené.
• V případě klouzavé pracovní doby musí být v kanceláři alespoň tento počet zaměstnanců a to následovně:
  • • K4 – alespoň dvě finanční účetní
    • K2 + K3 – alespoň jedna mzdová účetní a asistentka, nebo dvě mzdové účetní
    • Stoka – alespoň jedna finanční účetní
• Pokud má klouzavá doba fungovat, bude vedení trvat na dodržování kontrol, větší spolupráci mezi kolegy, promptní řešení problému apod. Pokud zaměstnanec nebude dodržovat pravidla, vedení má právo nařídit zaměstnanci pevnou pracovní dobu, tj. bez klouzavé pracovní doby.
• Případné avizované schůzky s klienty/úřady, kde je zapotřebí i přítomnost zaměstnance, bude muset být konzultováno včas jak s vedením, tak se zaměstnancem. Schůzky hlásit, pokud to lze, 2 dny předem a před schůzkou je nutné být 0,5 hod. předem na pracovišti pro případné dokonzultace. Schůzky s klienty budou evidovány v Trellu, kde se případně řeší problematika k dané schůzce. Více o schůzkách zde.
• V naléhavých případech je možné zaměstnanci zrušit rozplánovanou směnu.
• Pokud zaměstnavatel usoudí, že zaměstnanci nedodržují jakékoliv předpisy s docházkou, upozorňuje zaměstnavatel, že může režim klouzavé pracovní doby zrušit.

Evidence klouzavé pracovní doby:

• Zaměstnanec eviduje svoji pracovní dobu v tabulce Google v záložce Klouzavá pracovní doba a to z důvodu, aby všichni zaměstnanci měli přehled, že daný kolega nebude v určitou chvíli na pracovišti. Tzn jak asistentka, vedení, tak i samotní kolegové mají přehled, že daný zaměstnanec není na pracovišti a mohou tak činit určité kroky k vyřešení aktuálních problémů.
• Zaměstnanec dále nahlašuje klouzavou pracovní dobu v Trellu do karty Nepřítomnosti, kam zaznamenává i další nepřítomnosti v daném měsíci.
• Zaměstnanec je povinen nahlásit a zapsat (viz dva body výše) klouzavou pracovní dobu dopředu a to viz situace níže. V tomto případě je klouzavá pracovní doba automaticky schválena i vedením. (Upozornění, v naléhavých případech je možné zaměstnanci zrušit rozplánovanou směnu, viz základní podmínky)
  • Odpolední klouzavá pracovní doba (tj. od 14:00) nejdéle do 9:00 téhož dne.
  • Ranní klouzavá pracovní doba nejdéle do 24:00 předchozího dne
  • Páteční odpolední klouzavá pracovní doba není možná

Google Tabulka:

• Kliknout na „Nový řádek“
• Kdo = jméno zaměstnance
• Typ = vybrat o jaký typ nepřítomnosti se jedná
• Datum = Jaký den
• Od/do = čas od kdy do kdy
• Proběhlo = NEVYPLŇUJE SE! tj. vzorec na filtrování!

Trello:

• V kartě pro daný měsíc (vytváří první, kdo žádá o nějakou nepřítomnost a přidá všechny členy Trella)
• Vzniknou jednotlivé seznamy dle nepřítomností, tj. Klouzavá pracovní doba, Doktor, Dovolená, Ostatní. Nevolnost, Nemoc
• Zaměstnanec vypisuje do konkrétního seznamu v pořadí: Jméno, datum od/do hodina
• Do komentářů vypisuje vedení v pořadí: @lukas….. a @iva…… Klouzavá, datum, od/do, hodina

5. Evidence – návštěva lékaře

• Zaměstnanec je povinen vyřizovat své osobní, tj. i návštěva u lékaře mimo pevnou pracovní dobu. V případě, že nelze jinak, má za povinnost zaměstnanec přinést od lékaře propustku, stažení zde!
• Potvrzenou propustku následně zaměstnanec naskenuje a přejmenuje v pořadí: Příjmení, datum. Dále nahraje do dokladujto do firmy BENE/Mzdy/rok/Propustky/měsíc.
• Dle nařízení vlády 590/2006 Sb. má zaměstnanec při návštěvě lékaře pracovní volno s náhradou mzdy na nezbytně nutnou dobu. Tato nezbytně nutná doba se stanovuje tímto předpisem na 2 hodiny a to pro ta vyšetření, které může dostupností zdravotních zařízení využít zaměstnanec v okrese České Budějovice. Pokud vyšetření přesáhne tento limit, je nutné si tuto práci napracovat, vzít si neplacené volno, dovolenou nebo pracovní neschopnost. V případě, že lékařské vyšetření nelze provést v okrese České Budějovice a zaměstnavatel uzná, že zde není žádné takovéto zdravotní zařízení, je nutné tuto překážku v práci konzultovat s vedením a následně dojít k závěru např. pracovní neschopnosti, dovolené apod.

Evidence:

• V případě, že zaměstnanec odchází v průběhu dne k lékaři, zaznamená tuto událost v nexdos docházce a to přes tlačítka „Odchod“/“Příchod“ od Lékaře.
• Pokud zaměstnanec ví dopředu, že navštíví lékaře v pevné pracovní době, zapíše tuto událost do google tabulky. Tj. zejména z důvodu např. editace docházky pro vedení a naplnění fondu pracovní doby.
• To samé jako v předchozím bodě zapíše zaměstnanec do Trella. Tj. zejména z důvodu např. editace docházky pro vedení a naplnění fondu pracovní doby. Postupuje se stejným způsobem jako u zaznamenání klouzavé pracovní doby!

NexDos

Google tabulka

Trello

6. Evidence – dovolená

• Zaměstnanec si žádá o dovolenou viz samostatná kapitola zde
• Dále zaměstnanec zaznamená, svoji nepřítomnost v Google tabulce po schválení dovolené.

7. Nevolnost

• V případě, že je zaměstnanci nevolno, má dovoleno odejít z pracoviště. Nevolnost –  slouží pro rekonvalescenci zaměstnance a předpokládá se, že při Nevolnosti zaměstnanec nepracuje.
• Tuto skutečnost zaznamená zaměstnanec jak v Google tabulce tak v Trellu stejným způsobem jako v předchozích kapitolách.
• Nevolnost neslouží jako klouzavá pracovní doba, a zaměstnanec v nexdosu „Vystupuje“ z práce.
• Nevolnost se nebere jako odpracovaná doba, a zaměstnanec si musí tento čas napracovat, případně si u svého lékaře vyžádat nemocenskou!
• Sick-day se tímto ruší.

Google + Trello

8. Home-office

Zaměstnancům je umožněna práce z domova v případě lehkého nachlazení, nebo v jiných případech a to po předchozí domluvě s vedením. Zaměstnavatel apeluje na to, že v případě lehkého nachlazení zaměstnanec pracuje z domova!

• Tuto skutečnost eviduje zaměstnanec jak v Google tabulce tak v Trellu.
• Jelikož zaměstnavatel nemůže kontrolovat práci z domova, protože se zaměstnanec nenachází na svém pracovním místě, automaticky je zaměstnanci počítáno v evidenci docházky tolik hodin, které by musel minimálně splnit v případě své fyzicky přítomnosti na pracovišti (např. pondělí 8,5 hodin při 40 hodinovém pracovním úvazku). Zaměstnanec tudíž nepoužívá docházkový systém Nexdos! a vedení tuto skutečnost na základě vyplnění tabulky Google a Trella zpětně dodává do docházkového systému.
• V případě, že zaměstnanec pracuje na Home-office o víkendu, je třeba tuto skutečnost zaznamenat do tabulky Google + Trello. V tomto případě si zaměstnavatel na základě tabulky Práce, Seznamu akcí v Ekonomu sám spočítá, kolik času o víkendu se zaměstnanec věnoval práci. Zaměstnanec o víkendu pracuje výhradně na RDP přístupu a vždy s vědomím a souhlasem zaměstnavatele.

Google + Trello

9. Evidence docházky – Nexdos

Na základě předchozích kapitol si zaměstnanec sám kontroluje splnění svého fondu pracovní doby a to v systému Nexdos. V záložce Pohyby si zaměstnanec může zkontrolovat kolik mu zbývá odpracovat do konce měsíce s tím že:

• Kladné červené hodnoty znamenají, že tuto dobu má zaměstnanec odpracovat.
• Záporné zelené hodnoty znamenají, že tento čas byl zaměstnanec nad rámec svého fondu pracovní doby v práci.
• Poslední den v měsíc vždy znázorňuje přesný čas, který zbývá zaměstnanci odpracovat.
• Evidenci docházky musí zaměstnavatel za předchozí měsíc upravit, a to na základě předchozích kapitol, kdy podklady zaměstnanec zapisuje ještě do tabulky Google a Trella.