Trello
Pro lepší komunikaci a zaznamenání úkolů pracujeme v systému Trello. Níže uvedené video znázorňuje co všechno se v tomto sytému dá dělat.
- V trellu máme jednotlivé úkoly rozděleny do sloupců, které odpovídají dané problematice. Nové karty jednotlivých úkolů tedy zaměstnanec tvoří do určité skupiny úkolů, pro větší přehlednost. Sloupce jsou rozděleny zejména na IT, Ostatní, Mzdy, DPH, Daňové přiznání, Závěrky, Hotovo.
- Novou kartu s úkolem vytvoříte po kliknutí na tlačítko „Přidat kartu“ do určitého sloupce. Je nutné zadat krátký popis karty, který vystihuje název úkolu. Kartu pak můžete přesouvat v daném sloupci, nebo mezi sloupci.
- Do popisu karty napište rozsáhlejší popis daného úkolu, pokud je to třeba a nevyplývá to již z názvu karty viz bod 2.
- Na kartu přidáte „Členy“, tzn. kolegy, kterých se úkol týká. – po zadání „Členů“ dostanou tito členové oznámení, že byli přidání k danému úkolu
- Štítky = k danému úkolu můžete přidat štítek pro lepší orientaci. Po splnění úkolu uživatel, který úkol vyřešil smaže všechny štítky a přidá štítek „Hotovo“
- Seznam = úkoly můžete dále podúkolovat pomocí seznamu – seznam vždy nazvěte například jménem nebo činností, pro lepší orientaci. Po vyplnění názvu můžete přidávat jednotlivé položky podúkolu, kdy lze přidat libovolné množství úkolů. Do položek prosím přidávejte stručný popis podúkolu. Pokud chcete, aby uživateli na kterého směřuje úkol, přišlo oznámení, označte ho za pomocí „@“ a jeho jméno!
- Komentáře = pište libovolné komentáře k danému úkolu. Ideálně vždy označovat osobu, které se to týká (bez označení nepřijde uživateli oznámení). V případě, že chcete komentář poslat všem členům dané karty (viz bod 4.) napište „@card“, tímto krokem označíte všechny členy z karty.
- Data = přidávejte termín pro splnění úkolu a to jak datum tak čas. Nastavte i upozornění, kdy se vám úkol má případně připomenout (upozornění přijde všem členům karty, viz bod 4.). Po splnění termínu termín zaškrtněte v checkboxu.
- Přílohy = k jednotlivým kartám můžete přidávat i přílohy. Přílohy ve formátu obrázku lze i zobrazit. Vždy však odstraňte titulní obrázek viz video.