Důležité upozornění

Tento režim se vztahuje pouze na:

• nepeněžní plnění,
• poskytované zaměstnavatelem zaměstnanci,
• v souvislosti s výkonem práce,
• pokud nejde o ubytování při pracovní cestě,
• a pokud obec přechodného ubytování není shodná s obcí bydliště zaměstnance.

To znamená, že nejde o klasické cestovní náhrady ani o ubytování na pracovní cestě.

Jaké podmínky musí být splněny?

1) Musí jít o nepeněžní plnění

Zaměstnavatel musí ubytování zajistit nebo uhradit přímo, nikoliv jen vyplatit zaměstnanci peníze „na bydlení“.

2) Musí jít o přechodné ubytování v souvislosti s výkonem práce

Ubytování musí souviset s tím, že zaměstnanec vykonává práci mimo obec svého bydliště.

3) Nesmí jít o ubytování při pracovní cestě

Pokud jde o ubytování v rámci pracovní cesty, použije se jiný režim - cestovní náhrady, nikoliv toto osvobození.

4) Obec ubytování nesmí být stejná jako obec bydliště zaměstnance

Pokud má zaměstnanec bydliště i ubytování ve stejné obci, podmínka osvobození splněna není.

Do jaké výše je plnění osvobozeno?

Osvobození platí maximálně do výše 3 500 Kč měsíčně na zaměstnance. Pokud zaměstnavatel poskytne vyšší hodnotu přechodného ubytování, pak část nad 3 500 Kč měsíčně už osvobozená není.

Co do tohoto režimu naopak nespadá?

Do tohoto režimu zpravidla nespadá zejména:

• ubytování při pracovní cestě,
• peněžitý příspěvek vyplacený zaměstnanci na nájem nebo bydlení,
• ubytování v obci, kde má zaměstnanec bydliště,
• plnění, která nesouvisí s výkonem práce,
• trvalé nebo soukromé bydlení zaměstnance bez vazby na pracovní potřebu.

Co se stane při překročení limitu?

Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci přechodné ubytování v hodnotě vyšší než 3 500 Kč měsíčně, pak část nad limit:

• vstupuje do mzdy jako zdanitelný příjem,
• podléhá dani z příjmů,
• podléhá také sociálnímu a zdravotnímu pojištění, a to jak na straně zaměstnance, tak zaměstnavatele.

Co od klienta potřebujeme?

Aby bylo možné plnění správně zpracovat, potřebujeme od klienta vždy:

• doklad k ubytování,
• identifikaci zaměstnance, kterému bylo ubytování poskytnuto,
• adresu ubytování,
• informaci o obci bydliště zaměstnance,
• informaci o hodnotě plnění za konkrétní měsíc,
• potvrzení, že nejde o ubytování při pracovní cestě,
• podklady dodat současně s podklady ke mzdám za příslušný měsíc.

Pokud tyto informace nebudeme mít včas nebo dostatečně průkazně, nelze správně posoudit daňový režim plnění.

Jak evidovat přechodné ubytování a kdy je hlásit?

Doporučujeme, aby měl zaměstnavatel u každého zaměstnance vždy doloženo:

• komu bylo ubytování poskytnuto,
• v jakém období,
• v jaké hodnotě,
• v jaké obci se ubytování nachází,
• že nejde o pracovní cestu,
• že obec ubytování není shodná s obcí bydliště zaměstnance.

Podklady je vhodné předávat průběžně každý měsíc, nikoliv zpětně po delší době.

Je toto plnění daňovým nákladem pro firmu?

Ano, obecně ano. Přechodné ubytování zaměstnanců podle § 6 odst. 9 písm. i) je pro zaměstnavatele obecně daňově uznatelným nákladem, a to zejména podle § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 zákona o daních z příjmů.

Lze u těchto plnění uplatnit DPH?

U přechodného ubytování nelze z textu zákona o DPH bezpečně dovodit jeden obecný závěr pro všechny situace.

• Posouzení DPH je potřeba provést podle obecných pravidel, zejména podle § 72 a § 75 zákona o DPH,
• Prakticky tedy doporučujeme DPH u přechodného ubytování posuzovat individuálně podle konkrétního modelu.

Praktické příklady

1) Ubytování do limitu

Zaměstnavatel zajistí zaměstnanci přechodné ubytování v místě výkonu práce ve výši 3 200 Kč měsíčně.

• nejde o pracovní cestu,
• obec ubytování není shodná s obcí bydliště zaměstnance,
• jde o nepeněžní plnění.

Protože částka nepřesahuje limit 3 500 Kč měsíčně, bude na straně zaměstnance osvobozena.

2) Ubytování nad limit

Zaměstnavatel zajistí zaměstnanci přechodné ubytování ve výši 5 000 Kč měsíčně.

• částka 3 500 Kč bude osvobozena,
• částka 1 500 Kč bude zdanitelným příjmem zaměstnance a vstoupí i do odvodů zaměstnavatele

3) Ubytování při pracovní cestě

Zaměstnanec je vyslán na pracovní cestu a zaměstnavatel mu uhradí hotel. V takovém případě nejde o přechodné ubytování podle § 6 odst. 9 písm. i), ale o režim cestovních náhrad.